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Surcharge de travail ? 8 conseils pour mieux s'organiser au bureau

Justine Vienne
27 février 2018

Pour certains, bien organiser sa journée de travail est un véritable casse-tête. Or, une mauvaise organisation entraîne inévitablement une surcharge de travail, parfois difficile à rattraper.

Par quelle tâche commencer, comment lister ses priorités, comment gérer les 1 440 minutes d’une journée, autant de conseils & astuces que nous verrons aujourd’hui pour véritablement vous aider.

Divisez votre journée

Décomposer votre journée (ou semaine) de travail est l’une des priorités lorsque l’on veut bien gérer son temps afin d'éviter la surcharge de travail.

  • L'agenda par exemple est votre vue d'ensemble sur la journée, la semaine. Grâce à votre agenda bien tenu, vous savez mieux par où commencer. Vous avez ainsi une vue d'ensemble sur les tâches à venir (réunion, rendez-vous, projets ...). Pour vous aider, il existe l'outil Google Calendar. Il s'agit d'une application qui vous permet de tenir un agenda de manière optimale. Vous avez la possibilité de partager des événements à venir par exemple. Vous pouvez également le consulter sur plusieurs supports et à n’importe quel endroit.

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  • Prioriser vos tâches : la répartition de vos tâches en fonction de leur urgence et de leur intérêt est nécessaire. Selon vos préférences, mais surtout en fonction des délais qui vous sont accordés. Commencez par terminer les tâches les plus importantes. N'oubliez pas, dans le tri des tâches à accomplir pour la journée, de prévoir les urgences de dernière minute. C'est-à-dire celles qui arrivent sur votre bureau et viennent bousculer votre agenda sans que vous vous y attendiez. Quoiqu’il en soit, abordez toujours vos tâches dans un esprit déterminé, vous les achèverez plus rapidement.

Prioriser vos tâches pour éviter la surcharge de travail

  • Une heure fixe pour vos mails : toute journée au bureau est jalonnée par la réception de nombreux mails, et en général on se précipite pour les lire. On réussit alors à se convaincre qu'ils doivent être traités sur l'instant. C'est faux ! Fixez-vous un moment dans la journée pour traiter cet aspect-là. Sinon, ils entraîneront une nouvelle surcharge de travail.
  • Penser à déléguer : Dans toutes les tâches à accomplir au cours d'une journée, il y en a toujours une ou deux que l'on peut déléguer aux personnes qui nous entourent et nous assistent. Une bonne répartition de ces tâches sera un plus dans l'accomplissement du travail.

Il pourra même entretenir la bonne cohésion de l'équipe. En permettant aux "talents" de s'exprimer, on crée inévitablement une atmosphère positive. Enfin, on se déleste souvent d'une partie du travail pour laquelle nous ne sommes pas indispensables.

Automatiser un maximum d’actions

Automatiser vos actions pour ne pas être surchargé de travail

Définitivement, pour optimiser un maximum votre temps et gagner en organisation, vous devez automatiser un certain nombre d’actions. Notamment les tâches récurrentes. Pour ce faire, n’hésitez pas à mettre en place certains outils qui vous dégageront du temps. Voici une liste d’outils et d’astuces pour automatiser vos actions de manière simple & efficace:  

  • Ajouter une signature dans votre outil de messagerie
  • Créer quelques messages-types
  • Timely est un outil de gestion du temps qui permet d’attribuer des tâches à votre équipe et calculer chaque temps utilisé par tâche.
  • Trello ou Asana sont des outils de gestion de projets en équipe. Celui-ci vous permet d’échanger en direct sur chaque projet de définir son avancement, de partager des fichiers, etc.
  • Hootsuite ou buffer Outil de gestion & planification des posts sur les réseaux sociaux.
  • etc.

Par ailleurs, et pour aller plus loin, vous pouvez mettre en place une “application métier” sur mesure au sein de votre équipe afin de répondre précisément à vos besoins. Nous en parlons plus en détail dans cet article : comment une application métier peut-elle améliorer vos performances?.

Enfin, vous avez également la possibilité d’utiliser un outil tout-en-un comme Hubspot. Outil que notre agence utilisons au quotidien.

Le mot de la fin ...

En définitive, les feux de circulation sont toujours rouges quand vous êtes pressé(e). Apprenez donc à relativiser face à des situations d’urgence. Pour une journée de travail productive qui n'entraîne aucune surcharge, il est indispensable de faire des pauses. Elles permettent de se dégourdir l'esprit, de s'aérer et, de fait, d'être plus performant.

Essayer également d’optimiser votre temps en utilisant de nouveaux outils. En déléguant un maximum vos tâches dans la mesure du possible. Pour vous accompagner dans cette transition, nous vous proposons une infographie afin d’évaluer votre niveau d’organisation. 

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